Tata Cara Seremonial – Protokoler dilakukan sebagai langkah penataan suatu acara seremonial. Untuk menjaga keteraturan dan ketertiban acara seremonial yang diselenggarakan organisasi Islam perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
Tata Cara Seremonial – PEMILIHAN TEMPAT
a. Dipilih tempat sesuai dengan kebutuhan acara yang mampu menampung seluruh tamu atau undangan.
b. Dapat dilaksanakan tempat terbuka ataupun tertutup, tergantung dari kebutuhan acara yang akan diselenggarakan.
c. Apabila digunakan Masjid, sebaiknya digunakan halaman Masjid atau Ruang Serba Guna agar tidak mengganggu jama’ah yang sedang melaksanakan shalat atau aktivitas ibadah lainnya.
Tata Cara Seremonial – PENATAAN RUANG
a. Layout ruangan diatur sesuai dengan kebutuhan acara.
b. Pengaturan dan jumlah meja maupun kursi disesuaikan dengan tamu yang diundang. Dihindari terjadinya kekurangan tempat duduk.
c. Dekorasi dibuat sederhana tanpa mengurangi aspek keindahan dan keserasian.
d. Disediakan panggung dan podium / mimbar bilamana diperlukan.
e. Dipersiapkan ruang pendukung acara, misalnya ruang persiapan untuk pengisi acara hiburan mempersiapkan diri.
f. Pengurus organisasi dan undangan khusus ditempatkan pada barisan depan.
g. Dilakukan pemisahan antara baris pria dan wanita, bilamana perlu dengan menggunakan hijab dari kain atau sekat kayu, agar tidak menimbulkan fitnah.
Tata Cara Seremonial – ORGANISASI
a. Apabila dilaksanakan oleh suatu kepanitiaan, maka acara tersebut di bawah koordinasi Seksi Acara.
b. Apabila tanpa Panitia, maka acara dilaksanakan di bawah koordinasi Sekretaris sesuai bidang kerja dan hirarkinya.
PETUGAS
Untuk mendukung kelancaran acara perlu ditunjuk para petugas acara, yang memiliki tugas tertentu, antara lain:
a. Pengelola Acara (Manager Acara)
Petugas yang berwenang mengatur dan bertanggungjawab atas suksesnya seluruh acara seremonial. Secara umum dapat dikatakan sebagai manager acara. Pengelola acara dapat sekaligus berperan sebagai Protokol acara.
b. Pembawa Acara atau Master of Ceremony (MC)
Petugas yang mebawakan jalannya acara secara kronologis. Dalam tugasnya, dia membacakan Susunan Acara, mengawali dan mengakhiri jalannya seremonial, mempersilahkan para petugas, mempersilahkan orang-orang yang harus berpidato dan lain sebagainya. Bilamana perlu dia dibantu oleh seorang asisten MC sebagai penghubung.
c. Penerima tamu
Petugas yang menyambut dan mempersilahkan tamu untuk mengisi Buku Tamu. Dipersiapkan penerima tamu pria dan wanita yang ramah.
d. Pengantar tamu.
Petugas yang mengantarkan tamu menuju ke tempat duduknya. Dipersiapkan pengantar tamu pria dan wanita yang ramah.
e. Pembaca Al Quraan (Qori’)
Petugas yang membacakan Kitab Suci Al Qurran. Diutamakan yang memahami dan fasih dalam qiroah Al Quraan.
f. Pembaca terjemah Al Quraan
Petugas yang membacakan tejemahan ayat-ayat Al Quraan yang telah dibacakan oleh Qori’. Diutamakan yang bersuara indah dan jelas
g. Pengatur dan pelaksana konsumsi
Petugas yang bertanggungjawab dalam pengaturan maupun distribusi konsumsi (makanan) kepada tamu atau undangan.
h. Dekorator
Petugas yang bertanggungjawab dalam menghias ruangan acara. Dipilih yang memiliki keahlian seni yang baik.
i. Photografer
Petugas dokumentasi yang bertanggungjawab mendokumentasikan acara dalam bentuk photo atau dokumentasi audio visual. Dipilih yang ahli dan berpengalaman dalam bidang photografi atau penggunaan video camera.
j. Pengatur perlengkapan
Petugas yang bertanggungjawab atas pengaturan, pengawasan dan perbaikan peralatan pendukung, seperti: kursi, lampu, sound system, panggung dan lain sebagainya.
k. Pengatur hiburan
Petugas yang bertanggungjawab dalam mengatur jalannya acara hiburan.
AGENDA ACARA
Agenda Acara disusun agar pelaksanaanya berlangsung tertib dan memuaskan. Secara garis besar susunan Agenda Acara adalah sebagai berikut:
a. Pembukaan.
b. Tilawah Al Quraan.
c. Sambutan-sambutan / pidato.
d. Acara Utama.
e. Hiburan.
f. Do’a.
g. Penutupan.
Catatatan :
a. Pada saat pembukaan, Pembawa Acara (MC) mengawali acara dengan ucapan salam, memuji Allah, bersyahadah, bershalawat bagi Rasulullah shallallahu ‘alaihi wa sallam, mengucapkan selamat datang dan mengajak para hadirin membuka acara dengan bacaan basmalah, yaitu: “Bismillahirrahmaanirrahiim”.
b. Pada saat tilawah Al Quraan, Sebelum Qori’ membaca, MC mengingatkan hadirin untuk menjaga ketenangan dan mendengarkan bacaan Al Quraan agar memperoleh rahmat Allah subhanahu wa ta’ala.
Dan apabila dibacakan Al Qur’an, maka dengarkanlah baik-baik, dan perhatikanlah dengan tenang agar kamu mendapat rahmat. (QS 7:204, Al A’raaf)
c. Selanjutnya Qori’ membacakan beberapa ayat Al Quraan (tidak terlalu panjang, sekitar 5 menit) dan diikuti dengan pembacaan terjemahannya.
d. Beberapa pidato sambutan disampaikan oleh beberapa pihak, antara lain: prakata / laporan Panitia penyelenggara, sambutan Pengurus organisasi, sambutan Pengurus organisasi yang tingkatannya lebih tinggi dan sambutan tamu-tamu tertentu. Urut-urutan sambutan adalah dari pejabat terendah ke tertinggi dalam hirarki struktural maupun sosial. Sambutan disampaikan secara ringkas, jelas dan tidak lama.
e. Acara Utama adalah merupakan acara inti penyelengaraan seremonial.
f. Acara Hiburan merupakan selingan. Diisi dengan hiburan yang membawa pesan nilai-nilai da’wah. Dihindari hiburan yang berkesan glamour dan menebarkan aroma nilai-nilai kemaksiatan. Untuk seremonial tertentu, hiburan dapat ditampilkan di depan, sambil menunggu acara dimulai atau disisipkan di sela-sela acara.
g. Acara Do’a merupakan permohonan kepada Allah yang dipimpin oleh petugas atau orang yang ditunjuk. Diutamakan orang yang faqih, ulama atau ustadz.
h. Dalam penutupan, Pembawa Acara (MC) mengahiri acara dengan ucapan terima kasih, permohonan ma’af atas segala kekurangan dan kekhilafan. Selanjutnya mengajak pada para hadirin untuk menutup acara dengan do’a kafaratul majlis dan bacaan hamdalah, yaitu: “Alhamdulillaahirrabbil ‘aalamiin”. Akhirnya menyampaikan ucapan perpisahan dan memberi salam penutup.
i. Secara detail Susunan Agenda Acara disesuaikan dengan maksud penyelenggaraannya. Pembukaan dan penutupan sebenarnya bukan merupakan agenda acara, tetapi berfungsi sebagai pelengkap.
RAMBU-RAMBU ACARA
Dalam penyelenggaraan acara seremonial di lingkungan organisasi Islam perlu diperhatikan rambu-rambu sebagai berikut:
a. Tetap memperhatikan batasan-batasan syari’at Islam.
b. Menghindari perilaku boros, mubadzir dan glamour.
c. Sederhana dan menghemat dana.
d. Menjaga ukhuwah islamiyah dan silaturrahmi.
e. Menghindari terjadinya fitnah.