PEDOMAN ADKESPRO MASJID – Pedoman ini mengatur administrasi, kesekretariatan dan protokoler Ta’mir Masjid, khususnya untuk memberi dukungan aktivitas rutin organisasi agar pengelolaannya memiliki pola yang jelas dan mudah dipahami, baik oleh jama’ah maupun pihak lainnya.
Beberapa hal yang diatur dalam administrasi adalah mengenai: keanggotaan, surat menyurat, kearsipan dan inventaris. Administrasi keuangan diatur tersendiri dalam Pedoman Pengelolaan Keuangan.

Sesungguhnya Allah menyukai orang-orang yang berperang di jalan-Nya dalam barisan yang teratur seakan-akan mereka seperti suatu bangunan yang tersusun kokoh. (QS 61:4, Ash Shaff)
ADMINISTRASI JAMA’AH
PEDOMAN ADKESPRO MASJID – Jama’ah Masjid adalah merupakan subyek sekaligus obyek da’wah dan aktivitas Ta’mir Masjid, karena itu keberadaan mereka secara formal sebagai anggota perlu dilegalisasikan dalam suatu sistim administrasi jama’ah. Beberapa hal yang perlu diperhatikan di antaranya adalah:
1. Pendaftaran jama’ah.
Setiap jama’ah harus didata dalam Buku Induk Jama’ah, karena itu perlu dilakukan pendataan jama’ah dengan melakukan regristerasi keanggotaan. Form Regristerasi Jama’ah mengandung catatan mengenai data pribadi dan keluarga.
2. Nomor induk jama’ah.
Setiap jama’ah yang telah mendaftarkan diri dengan mengisi Form Regristerasi Jama’ah selanjutnya diberi Nomor Induk Jama’ah (NIJ).
3. Kartu jama’ah.
Sebagai tanda pengenal keanggotaan diperlukan adanya Kartu Jama’ah. Kartu ini berbentuk segi empat mirip kartu tanda penduduk (KTP), dan berfungsi sebagai kartu tanda anggota.
4. Buku induk jama’ah.
Berisi kumpulan Form Regristerasi Jama’ah dan data jama’ah yang telah disederhanakan. Dijilidkan dalam bentuk sebuah buku.
5. Data base jama’ah.
Komputerisasi data masing-masing jama’ah sebagaimana terdapat dalam Buku Induk Jama’ah yang dilengkapi dengan catatan aktivitas mereka dalam pelatihan dan kepengurusan. Data ini disusun berdasarkan nama dan Nomor Induk Jama’ah dalam program komputer yang memudahkan dalam pelacakan.
ADMINISTRASI SURAT MENYURAT
PEDOMAN ADKESPRO MASJID – Surat menyurat (korespondensi) Ta’mir Masjid mengikuti kaidah korespondensi umum dengan melakukan modifikasi sesuai ciri khas dan keperluan sekuritas organisasi. Administrasi surat menyurat sebaiknya diatur tersendiri dalam suatu standard Pedoman Administrasi Surat Menyurat atau merupakan sub sistem dari pedoman administrasi secara umum.
Dengan adanya standard baku, diharapkan pengelolaan surat-menyurat dapat dilakukan oleh setiap Pengurus dengan cara yang sama, seragam dan tertata rapi. Adminitrasi surat menyurat mengatur mengenai:
1. Kertas surat.
2. Kepala surat.
3. Pembukaan surat.
4. Nomor surat, lampiran, perihal dan sifat.
5. Tujuan dan penerima.
6. Kalimat pembuka, isi surat dan penutup.
7. Format surat khusus.
8. Tempat dan tanggal surat.
9. Pengirim, penandatangan dan stempel.
10. Salinan dan tembusan.
11. Lipatan dan amplop surat.
12. Agenda dan ekspedisi.
Berikut ini contoh stempel surat, stempel tanda terima, lipatan kertas surat, amplop dan skema / format surat keluar:
(Lihat gambar)
ADMINISTRASI KEARSIPAN
PEDOMAN ADKESPRO MASJID – Dalam administrasi kearsipan perlu diperhatikan aspek kemudahan dalam penelusuran. Sebagai kumpulan data, dokumen maupun surat-surat organisasi, arsip harus ditata secara sistematis, sehingga ketika dibutuhkan mudah untuk menemukannya. Arsip harus disusun teratur, rapi dan bersih untuk menjaga keaslian dan keutuhannya. Arsip Ta’mir Masjid disimpan di ruang Sekretariat dan disusun dengan teknis penyusunan sistim kombinasi berdasarkan nomor, tahun dan subyek.
Almari arsip yang digunakan berbentuk almari terbuka atau tertutup yang memiliki beberapa rak penyimpanan. Di dalam rak-rak arsip terdapat beberapa Document Keeper dan Kotak File yang digunakan untuk menyimpan data, surat-surat ataupun dokumen. Masing-masing Kotak File harus diberi Nomor Identifikasi Kotak File (NIKF) dan keterangan lain, agar mudah dalam identifikasinya. Keterangan yang diberikan pada Kotak File harus menunjukkan identitas yang jelas sehingga mudah diketemukan kembali ketika dilakukan penulusuran file.
Arsip-arsip didokumentasikan dalam file, bisa dipergunakan stofmap sebagai tempat masing-masing file. Stofmap harus diidentifikasi sebelum disimpan dalam Kotak File atau Document Keeper. Pemberian Nomor Identifikasi Stofmap (NIS) pada bagian kanan atas adalah dengan menuliskan Nomor Identifikasi Kotak File (NIKF) ditambah dengan nomor urut stofmap dalam kotak tersebut.
Arsip-arsip yang telah lama (berusia tiga tahun ke atas) sebaiknya disimpan dalam Ruang Gudang atau tempat penyimpanan lain dengan tetap menjaga kemudahan dalam penelusuran file. Arsip-arsip tersebut perlu disimpan dalam kotak karton penyimpan dokumen yang diberi label.
File-file komputer disimpan dalam bentuk Compact Disk (CD), Flash Disk dan Flopy Disk (disket). File-file ini dapat disimpan dengan menganalogikan kepada sistim arsip konvensional sebagaimana disebutkan di atas. Untuk CD dapat digunakan yang memiliki kapasitas 650 MB atau 700 MB, untuk Flash Disk dapat digunakan yang berkapasitas 128 MB, 256 MB atau di atas 1 GB, sedang untuk disket dapat digunakan ukuran 3 ½ in dengan kapasitas 1.44 MB atau lebih.
Berikut ini contoh mengenai almari arsip, label pada document keeper dan label pada kotak karton penyimpan dokumen:
(Lihat gambar)
ADMINISTRASI INVENTARIS
PEDOMAN ADKESPRO MASJID – Inventaris Ta’mir Masjid adalah merupakan kekayaan atau barang-barang milik Masjid yang memiliki life time lama maupun pendek. Inventaris harus diadakan, dicatat, disimpan, digunakan, dirawat, dan diawasi keberadaannya. Dalam administrasi inventaris perlu diatur hal-hal sebagai berikut:
1. Pengadaan inventaris.
Inventaris Ta’mir Masjid diperoleh dari wakaf, hibah, hadiah, pembelian maupun cara-cara lain yang halal dan tidak mengikat. Barang-barang inventaris yang diperoleh dari pemberian tidak dapat diperkirakan, sedang yang diperoleh dari pembelian dapat diperkirakan sebelumnya. Pengadaan barang-barang inventaris yang bersifat pembelian harus dianggarkan terlebih dahulu dan disetujui dalam rapat pengurus.
Setiap pembelian yang dilakukan pengurus harus dilengkapi dengan nota atau kwitansi pembelian. Apabila tidak diperoleh bukti pembelian, maka harus dideklarasikan dan disetujui oleh Ketua Umum.
2. Pencatatan Inventaris.
Inventaris hasil pengadaan barang baik yang diperoleh dari pemberian maupun pembelian harus selekasnya dicatat atau diinventarisir. Proses pencatatan atau inventarisasi juga diperlukan bagi barang-barang yang belum sempat dicatat. Selanjutnya barang-barang tersebut diberi Nomor Inventaris dan dicatat dalam Buku Daftar Inventaris.
3. Penyimpanan Inventaris.
Barang-barang inventaris yang sedang digunakan ditempatkan pada lokasi sesuai penggunaannya. Sedang yang tidak digunakan disimpan dalam Ruang Gudang dalam keadaan terbungkus plastik/kotak karton dan diberi label.
4. Penggunaan Inventaris.
Inventaris yang akan digunakan harus dimintakan dahulu dengan mengisi Form Permintaan Barang. Bila disetujui selanjutnya dikeluarkan dan mengisi Form Pengeluaran Barang. Bila telah selesai dipergunakan dan dikembalikan, maka mengisi Form Pengembalian Barang. Akhirnya, dicatat dalam Buku Penggunaan Inventaris.
5. Perawatan Inventaris.
Inventaris yang ada harus dirawat sedang yang rusak selekasnya diperbaiki. Perawatan dan perbaikan yang dilakukan selanjutnya dicatat dalam Buku Daftar Inventaris sebagai data terbaru. Untuk inventaris yang sudah tidak dapat dipakai sebaiknya dimusnahkan atau dipergunakan untuk keperluan lain bilamana memungkinkan.
6. Pengawasan Inventaris.
Pengawasan inventaris dilakukan dengan melakukan pencatatan barang, baik pemasukan maupun pengeluarannya. Tiap akhir masa periode Pengurus dilakukan inventarisasi ulang yang selanjutnya dilaporkan dalam Laporan Pertanggungjawaban Pengurus yang disampaikan dalam Musyawarah Jama’ah.
KESEKRETARIATAN
PEDOMAN ADKESPRO MASJID – Sekretariat adalah kantor tempat penyelenggaraan administrasi organisasi yang menjadi pusat kegiatan kepengurusan. Seluruh aktivitas Ta’mir Masjid dipusatkan dan digerakkan dari sekretariat yang selanjutnya disesuaikan dengan jenis kegiatan tersebut. Bangunan sekretariat diupayakan permanen dan merepresentasikan suatu organisasi jama’ah Masjid yang baik. Beberapa hal yang perlu diatur dalam kesekretariatan adalah mengenai:
1. Fungsi sekretariat.
Di kantor sekretariat para Pengurus bertemu, berkomunikasi dan beraktivitas secara intensif. Karena itu sekretariat harus difungsikan sebagai:
a. Pusat pengendalian organisasi.
b. Tempat kegiatan administrasi.
c. Fasilitas pendukung silaturrahmi dan komunikasi di antara pengurus dan jama’ah.
d. Pusat informasi kegiatan kemasjidan.
2. Fasilitas sekretariat.
Sesuai dengan fungsinya, maka kantor sekretariat Ta’mir Masjid, khususnya Masjid yang besar, perlu didukung fasilitas yang memadai seperti:
a. Meja kursi tamu.
b. Ruang Rapat/meeting.
c. Alat tulis-menulis kantor.
d. Telephone.
e. Faximile.
f. Komputer lengkap.
g. Papan-papan kegiatan.
h. Papan-papan informasi.
i. Almari kantor.
j. Brankas.
k. Almari pantry dan perlengkapannya.
l. Dan lain-lain.
3. Pengelolaan sekretariat.
Pengelolaan kantor sekretariat menjadi tanggungjawab seluruh sekretaris di bawah koordinasi Sekretaris Umum. Kantor sekretariat harus dijaga kesehatan, kebersihan, kerapian dan keindahannya, karena itu perlu ditunjuk petugas kebersihan yang menjaga kebersihan sekretariat. Kantor sekretariat juga merupakan tempat penerimaan tamu-tamu resmi, untuk itu perlu disediakan Buku Tamu.
4. Korespondensi.
Kantor sekretariat merupakan alamat resmi surat masuk dan surat keluar. Dalam setiap korespondensi atau surat menyurat organisasi harus dengan jelas menunjukkan alamat tersebut. Alamat sekretariat secara lengkap disebutkan pada kepala (kop) surat. Dalam korespondensi sekretariat bertanggungjawab penuh atas pembuatan, pencataan, kecermatan dan distribusi surat keluar maupun penerimaan surat masuk .
PROTOKOLER
PEDOMAN ADKESPRO MASJID – Protokoler dilakukan sebagai langkah penataan suatu acara seremonial. Untuk menjaga keteraturan dan ketertiban acara seremonial yang diselenggarakan Ta’mir Masjid perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Pemilihan tempat.
a. Dipilih tempat sesuai dengan kebutuhan acara yang mampu menampung seluruh tamu atau undangan.
b. Dapat digunakan tempat di dalam atau di luar Masjid.
c. Untuk acara besar sebaiknya digunakan Ruang Serba Guna agar tidak mengganggu jama’ah yang sedang melaksanakan shalat atau aktifitas lainnya.
2. Penataan ruang.
a. Layout ruangan diatur sesuai dengan kebutuhan acara.
b. Pengaturan dan jumlah meja maupun kursi disesuaikan dengan tamu yang diundang. Dihindari terjadinya kekurangan tempat duduk.
c. Dekorasi dibuat sederhana tanpa mengurangi aspek keindahan dan keserasian.
d. Pengurus Ta’mir Masjid dan Undangan Khusus ditempatkan pada barisan depan.
e. Dilakukan pemisahan antara baris pria dan wanita agar tidak menimbulkan fitnah.
3. Organisasi acara.
a. Apabila dilaksanakan oleh suatu kepanitiaan, maka acara tersebut di bawah koordinasi Seksi Acara.
b. Apabila tanpa panitia, maka acara dilaksanakan di bawah koordinasi sekretaris sesuai hirarkinya.
4. Petugas acara.
Untuk mendukung kelancaran acara perlu ditunjuk petugas-petugas acara yang kebutuhannya disesuaikan dengan besar-kecilnya acara yang diselenggarakan, yaitu antara lain:
a. Pengatur (manager) acara.
b. Pembawa acara atau master of ceremony (MC).
c. Penerima dan pengantar tamu.
d. Pembaca Al Quraan (Qari’) dan terjemahnya.
e. Pengatur dan pengantar konsumsi.
f. Dekorator panggung dan ruang acara.
g. Photografer dan camera man.
h. Pengatur perlengkapan.
i. Pengatur hiburan.
5. Penyusunan agenda acara.
Agenda Acara disusun agar pelaksanaanya berlangsung tertib dan memuaskan. Pada umumnya terdiri dari pembukaan, tilawah Al Quraan, sambutan-sambutan, acara utama, hibura, do’a dan penutup. Susunan masing-masing dalam suatu acara disesuaikan dengan kebutuhan dan jenis acaranya.
6. Rambu-rambu acara.
Dalam penyelenggaraan acara (seremonial) di lingkungan Masjid perlu diperhatikan antara lain:
a. Tetap memperhatikan batasan-batasan syari’at Islam.
b. Menghindari perilaku boros, mubadzir dan glamour.
c. Sederhana dan menghemat dana.
d. Menjaga ukhuwah islamiyah dan silaturrahmi.
e. Perlunya pemisahan tempat duduk pria dan wanita.