Menyusun Pengurus TAKMIR MASJID - Software manajemen masjid TAQMIR.com

MEMILIH PENGURUS

Menyusun Pengurus TAKMIR MASJID – Salah satu maksud utama penyelenggaraan Musyawarah Jama’ah adalah untuk memilih Pengurus Ta’mir Masjid periode yang akan datang. Sebelum pemilihan Pengurus dilaksanakan, beberapa materi penting berkaitan dengan kepengurusan harus diselesaikan, yaitu: Laporan Pertanggungjawaban Pengurus Ta’mir Masjid periode sebelumnya, Pedoman Kepengurusan, maupun Program Kerja, Struktur dan Bagan Organisasi.

Laporan Pertanggungjawaban Pengurus Takmir Masjid periode sebelumnya -bila sudah ada- dibahas untuk memahami kondisi aktual organisasi, mengantisipasi permasalahan ke depan dan sebagai bahan pertimbangan dalam menyusun Program Kerja periode berikutnya.

Pedoman Kepengurusan disusun sebagai peraturan kepengurusan yang berisi antara lain: wewenang, tanggungjawab, masa kepengurusan, job description, pendelegasian, pembidangan kerja, reshuffle dan lain sebagainya.

Program Kerja

Menyusun Pengurus TAKMIR MASJID – Program Kerja disusun berdasarkan keinginan dan kebutuhan jama’ah yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi aktual pada masa itu dan perkiraan di masa yang akan datang. Struktur dan Bagan Organisasi disesuaikan dengan pembidangan kerja dan Program Kerja yang telah disusun, agar nantinya Pengurus Ta’mir Masjid dapat bekerja secara efektif dan efisisen dalam melaksanakan segala aktivitasnya.

Setelah semua itu dibahas dan diputuskan, maka segera dilakukan pemilihan pengurus organisasi.

Pertama, dipilih Majelis Syura sebagai Dewan Penasehat dan Pengawas, yang terdiri dari satu orang Ketua, satu orang Sekretaris dan tiga orang Anggota.

Kedua, pemilihan Pengurus Takmir Masjid, yang terdiri dari satu orang Ketua Umum terpilih periode berikutnya yang merangkap sebagai Ketua Formatur dan dua orang Anggota Formatur yang membantu dalam menyusun Pengurus Ta’mir Masjid secara lengkap. Hendaknya dipilih personil yang amanah, tabligh, shiddiq dan fathonah.

Pengurus Ta’mir Masjid sebaiknya memiliki masa jabatan yang tidak terlalu lama atau terlalu singkat. Bisa ditentukan sekitar tiga sampai lima tahun. Sebenarnya, periode kepengurusan tiga tahun cukup dinamis bagi organisasi Ta’mir Masjid. Namun, bagi Masjid yang memiliki atau akan membentuk Yayasan dapat dipilih periode kepengurusan lima tahun, supaya mudah menyesuaikan dengan UU No. 16 Tahun 2001 Tentang Yayasan dan perubahannya dalam UU No. 28 Tahun 2004.Pengurus lama dapat dipilih kembali dalam Musyawarah Jama’ah berikutnya, dengan ketentuan jabatan Ketua Umum maksimum dua kali berturut-turut.

MENYUSUN PENGURUS LENGKAP

Menyusun Pengurus TAKMIR MASJID – Ketua Umum Ta’mir Masjid baru yang merangkap sebagai Ketua Formatur dengan dibantu anggota Formatur selanjutnya melaksanakan tugas membentuk kepengurusan lengkap periode yang akan datang. Calon Pengurus dihubungi secara tertulis oleh Formatur dan diminta untuk menandatangani Surat Pernyataan Kesediaan menjadi Pengurus Takmir Masjid yang dilampirkan.

Dalam surat tersebut telah ditetapkan posisi jabatan yang bersangkutan dalam kepengurusan. Apabila yang bersangkutan bersedia, maka telah resmi menjadi bagian dari Pengurus yang akan dilantik.

Setelah kepengurusan tersusun dengan lengkap selanjutnya dilakukan pelantikan oleh Ketua Umum dalam acara yang khusus diselenggarakan untuk itu.

Dalam menyusun Pengurus dihindari terjadinya diskriminasi dan usaha-usaha kelompok untuk mendominasi, sehingga dapat memuaskan segenap pihak.

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika memilih calon Pengurus Ta’mir Masjid, antara lain:

a. Komitmennya terhadap Islam.

b. Keaktifannya untuk datang ke Masjid.

c. Kemampuan managerial-nya.

d. Wawasan keilmuannya.

PELANTIKAN PENGURUS

Menyusun Pengurus TAKMIR MASJID – Panitia pelantikan Pengurus mempersiapkan segala keperluan untuk acara pelantikan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti waktu, tempat undangan, dokumen dan lain sebagainya perlu dipersiapkan dengan baik agar prosesi pelantikan dapat berlangsung dengan lancar. Biasanya dalam pelantikan ini ada sambutan-sambutan, maka orang-orang yang akan menyambut dalam acara tersebut perlu dihubungi terlebih dahulu agar acara dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan.

Adapun susunan acaranya adalah sebagai berikut:

– Pembukaan oleh MC.

– Tilawah Al Quraan dan terjemahannya.

– Prakata Ketua Panitia.

– Pelantikan Pengurus Ta’mir Masjid oleh Ketua Umum Ta’mir Masjid.

– Sambutan Ketua Umum Ta’mir Masjid yang lama dan yang baru.

– Taushiah oleh Mubaligh.

– Ramah-tamah.

– Penutupan oleh MC.

Dalam acara pelantikan dilakukan pembacaan Ikrar Pelantikan Pengurus dan penandatanganan Surat Serah Terima Kepengurusan. Pada saat pelantikan, Ketua Umum Ta’mir Masjid yang baru membacakan Surat Keputusan Formatur tentang penetapan Pengurus baru yang dilampiri Susunan Pengurus Ta’mir Masjid, dan mempersilahkan satu persatu personil Pengurus untuk tampil ke podium. Dengan dipimpin Ketua Umum Ta’mir Masjid baru semua Pengurus mengucapkan Ikrar Pelantikan.

Pada saat serah terima kepengurusan, Ketua Majelis Syura -didampingi Ketua Umum Ta’mir Masjid yang lama dan baru- membacakan naskah serah terima, yang kemudian ditandatangani masing-masing Ketua Umum lama dan baru, sedang Ketua Majelis Syura menjadi saksi.

RESHUFFLE PENGURUS

Menyusun Pengurus TAKMIR MASJID – Pengurus yang telah terbentuk, dalam perjalanannya bisa saja mengalami perubahan susunan. Kepengurusan suatu Ta’mir Masjid tidak selalu dapat berjalan mulus, banyak masalah yang harus diatasi di antaranya adalah mengenai keaktifan personil Pengurus. Di antara mereka kadang ada yang tidak aktif dalam mengelola organisasi, baik karena adanya halangan, kesibukan yang lain, pindah tempat tinggal (domisili) ataupun karena keengganannya dalam mengemban amanah organisasi.

Ketidakaktifan personil Pengurus dapat menimpa siapa saja, baik Ketua Umum, Sekretaris Umum, Bendahara maupun Pengurus Bidang. Ta’mir Masjid harus menghindari berkembangnya budaya paternalistik dalam berorganisasi, dimana ketidakadaan Ketua Umum akan menyebabkan kematian organisasi. Adalah keliru, bila mati hidupnya organisasi tergantung dari satu orang. Untuk menghindari hal ini, perlu dikembangkan budaya pendelegasian dan desentralisasi kekuasaan.

Ketua Umum, sebagai manusia biasa juga memiliki problem kemanusiaan dalam kehidupannya selain masalah yang berkaitan dengan organisasi. Sehingga dia kadang terpaksa tidak bisa/kurang aktif dalam memimpin organisasi. Ketua Umum adalah pimpinan utama (top leader) Takmir Masjid yang memiliki fungsi sangat vital, apabila berhalangan harus segera diatasi selekas mungkin.

Bila Ketua Umum berhalangan sementara, misalnya dia seorang karyawan yang harus mengikuti tugas ke luar kota atau luar negeri dalam waktu cukup lama, maka antisipasinya dapat dilakukan dengan mempejabatkan sementara jabatan Ketua Umum. Salah satu Ketua Bidang dapat ditunjuk menjadi Pejabat Sementara (PJS) Ketua Umum dengan memberikan surat mandat pendelegasian.

Namun, bila berhalangan tetap misalnya meninggal dunia atau pindah tempat tinggal ke luar Kota yang tidak memungkinkan untuk dapat mengurusi organisasi dengan baik, maka upaya antisipasinya adalah kepemimpinan tertinggi dipegang oleh Dewan Presidium yang terdiri dari Ketua Bidang, Sekretaris Umum dan Bendahara dan diketuai oleh Ketua Presidium yang dipilih dari anggota presidium.Presidium dapat menggantikan kedudukan Ketua Umum sebagai pejabat sementara sampai habis masa kepengurusannya atau segera menyelenggarakan Musyawarah Jama’ah Luar Biasa.

Dalam kepengurusan Ta’mir Masjid yang terdesentralisasi dengan baik, wewenang dan tanggung jawab bukan hanya ada pada Ketua Umum saja, tetapi juga kepada Pengurus yang lain sesuai dengan pembidangan kerja mereka. Sebagai suatu organisasi sosial yang pengurusnya bekerja secara suka rela, kadang Ta’mir Masjid mengalami masalah dengan keaktifan personil Pengurus dalam mengemban amanah organisasi.Karena sudah terdesentralisasi sedemikian rupa, maka apabila terjadi ketidakaktivan Pengurus sutau bidang akan menyebabkan terganggunya roda kepengurusan.

Sebagai contoh, Ketua Bidang Pembinaan Jama’ah tidak aktif dalam melaksanakan amanah organisasi, maka pelaksanaan Progran Kerja bidang yang bersangkutan akan terganggu. Bila ketidak-aktivannya karena adanya kewajiban lain yang tidak dapat ditinggalkan, maka jabatannya dapat didelegasikan kepada Pengurus yang lain. Namun, bila ketidak-aktifannya dikarenakan kemalasan untuk bekerja, maka perlu dilakukan upaya pendekatan terhadap Pengurus yang bersangkutan.

Pendekatan formil dapat dilakukan dalam rapat Pengurus, sedang pendekatan nonformil dapat dilakukan dengan menanyakan kepada personil yang bersangkutan dalam pertemuan yang tidak resmi, misalnya silaturrahmi.

Bila pendekatan tersebut tidak berhasil, perlu segera diambil kebijakan dengan memberi surat teguran, dan sekiranya tetap tidak berhasil, maka yang bersangkutan perlu untuk diganti.

Ketua Umum dapat melakukan pengaturan ulang (reshuffle) posisi jabatan masing-masing personil Pengurus.

Hal ini dilakukan guna menyesuaikan kemampuan mereka dengan bidang kerja yang ada, sehingga diperoleh komposisi baru yang sesuai dengan keahliannya. Akibat dari tindakan ini adalah munculnya Susunan Pengurus yang berbeda (biasanya sebagian) dari sebelumnya. Dengan melakukan reshuffle, diharapkan penerapan prinsip “The right man on the right place” dapat dilakukan dengan benar.

Reshuffle dilakukan untuk menjaga keberlangsungan pelaksanaan amanah organisasi yang dibebankan kepada Pengurus. Tentu saja diperlukan kearifan dalam melakukan pergantian personil maupun perubahan posisinya, agar tidak menimbulkan dampak negatif, misalnya: ketersinggungan, ketidakpuasan, konflik, oposisi dan lain sebagainya. Namun demikian, sikap tegas kepemimpinan dalam upaya melaksanakan amanah organisasi juga diperlukan.Reshuffle dilakukan dengan menerbitkan Surat Keputusan Reshuffle yang ditandatangani oleh Ketua Umum Pengurus Ta’mir Masjid.

Contoh surat permohonan dan kesediaan

Menyusun Pengurus TAKMIR MASJID – Berikut ini contoh surat permohonan dan kesediaan untuk menjadi Pengurus, Susunan Pengurus Takmir Masjid yang telah terbentuk, naskah Ikrar Pelantikan, naskah Serah Terima Kepengurusan dan Surat Keputusan Reshuffle:

Berikut, contoh Susunan Pengurus Ta’mir Masjid:

SUSUNAN PENGURUS

TAKMIR MASJID “AL KAUTSAR”, MADANI, PERIODE 2015 – 2017

____________________________________________________

Ketua Umum : ———————

Sekretaris Umum : ———————

Bendahara : ———————

Wk. Bendahara : ———————

Bidang Pembinaan Jamaah

Ketua : ———————

Sekretaris : ———————